LEGO для бизнеса: собираем документы как пазл

Конструктор – пожалуй, самая любимая детская игра. Деталька за деталькой и вот уже на глазах рождается мощный трактор или сказочный дом для куклы. Вроде бы и выросли, а играть не перестали. Сооснователь сервиса Форма Никита Колосов рассказывает, как современный бизнес использует принципы детской игры для создания документов, и почему автоматизация в этой области становится неотъемлемой частью эффективного управления.

«Бизнес уже научился работать с конструкторами. Сначала это были конструкторы сайтов, когда без знания языка программирования можно было создать лендинг за вечер и запустить на него рекламу. Затем всевозможные CRM системы дали возможность создавать воронки продаж и дашборды, чтобы весь цикл продаж был как на ладони. Сегодня, когда документами обмениваются в ЭДО, а еду привозят роботы-доставщики, документы в большинстве случаев все еще заполняются вручную с помощью текстового редактора», — комментирует сооснователь сервиса Форма Никита Колосов.

Конструкторы как основа для бизнес-решений

Концепция конструкторов прочно вошла в бизнес-среду. Изначально это были конструкторы сайтов, которые позволяли без знания программирования создавать красивые и функциональные лендинги. Затем появились CRM системы, которые упрощают управление продажами, предоставляя удобные воронки и дашборды. Эти инструменты значительно повысили эффективность бизнеса, но один из ключевых аспектов управления — документооборот — до сих пор требует значительных улучшений.

Несмотря на все достижения в области цифровизации, многие компании по-прежнему заполняют документы вручную. Это касается ввода реквизитов контрагента, подстановки данных в различные разделы, внесения информации об условиях договора и даже прописи сумм. Все это не только занимает много времени, но и повышает риск ошибок, что может привести к серьезным последствиям.

Главные плюсы использования конструктора документов

Автоматизация процесса создания документов приносит множество преимуществ:

— Экономия времени — система автоматизации позволяет создать документ за считанные минуты. Сотрудник просто отвечает на несколько вопросов, и система сама автоматически заполняет все необходимые поля.

— Снижение количества ошибок — автоматическая подстановка данных, а также подсказки при вводе, исключают вероятность ошибок, которые часто случаются при ручном заполнении документов.

— Ускорение бизнес-процессов — быстрая подготовка и подписание документов позволяют оперативно реагировать на изменения и потребности бизнеса, что повышает его гибкость и конкурентоспособность.

— Соответствие законодательству — конструктор документов обеспечивает своевременное и корректное оформление всех необходимых документов, что помогает избежать юридических рисков и штрафов. В частности, автоматическую генерацию политики обработки персональных данных при запросе у второй стороны паспортных или иных данных для подстановки в документ.

Сервис Форма предлагает инновационное решение для бизнеса, превращая процесс создания документов в простой и удобный, аналогичный сборке конструктора. Пользователи могут легко создать необходимые документы, отвечая на вопросы и выбирая нужные элементы. Это значительно упрощает и ускоряет подготовку документов.

Интеграция с другими системами

Форма интегрируется с внешними справочниками, что позволяет автоматически подставлять актуальные данные и минимизировать ручной труд. Это делает процесс еще более эффективным и надежным, исключая необходимость повторного ввода информации.

Автоматизация документооборота с помощью сервиса Форма позволяет бизнесу работать более эффективно и продуктивно, освобождая сотрудников от рутинной работы и минимизируя риск ошибок. Превращая создание документов в процесс, аналогичный сборке конструктора, Форма помогает компаниям адаптироваться к современным требованиям и оставаться конкурентоспособными. В эпоху, когда технологии позволяют автоматизировать многие процессы, ручное заполнение документов становится анахронизмом, который бизнесу пора оставить в прошлом.